Lignes directrices sur le dépôt de documents

Table des matières

    Aux termes des Règles du Tribunal canadien du commerce extérieur, les parties doivent déposer leurs documents par voie électronique. Les documents déposés par voie électronique constituent les originaux.

    Le Tribunal accepte que les documents soient déposés selon les méthodes suivantes :

    Si nous estimons que cela est justifié, nous pouvons permettre sur demande que des documents soient déposés en version papier uniquement. Pour de plus amples renseignements, communiquez avec le greffier au 613-993-3595.

    Convention d’appellation des documents

    Utilisez la convention d’appellation suivante pour les documents déposés par voie électronique :

    • Numéro du dossier – Nom de la partie – Objet – Désignation de confidentialité

    Numéro du dossier : Si vous ne détenez pas un numéro du dossier, ne tenez pas compte de cette consigne.

    Nom de la partie : Nom du participant ou de l’entreprise.

    Objet : Nature du document.

    Désignation de confidentialité : « PUBLIC », « PROTÉGÉ » ou « CONFIDENTIEL ».

    Exemples 

    • NQ-2018-001 – Entreprise ABC – Déclaration de témoin – PROTÉGÉ 
    • AP-2018-001 – Entreprise ABC – Mémoire de l’intimé – PUBLIC
    • Entreprise ABC – Avis d’appel – PUBLIC
    • Entreprise ABC – Formulaire de plainte, marché public – PUBLIC

    Format des documents

    • Déposez les questionnaires du Tribunal en format Excel et tous les autres en format de document portable (PDF). 
    • Convertissez les documents en format PDF avant de les déposer par voie électronique. Assurez-vous que le fichier PDF est compatible avec les recherches par mots-clés qui font appel à la reconnaissance optique de caractères.
    • Lorsque possible, créez les documents PDF directement à partir d’un document original (Word, Excel, PowerPoint ou tout autre fichier compatible avec la suite Microsoft Office).
    • Numérisez les documents papier pour les convertir en format PDF consultable par mot-clé.

    Conversion en format de document portable

    Il existe divers programmes de conversion en format PDF (comme Adobe), y compris des programmes gratuits. Plusieurs traitements de texte, tableurs et diaporamas ont des fonctions intégrées qui vous permettent de créer, télécharger, exporter et enregistrer un document en format PDF.

    Police de caractères

    Certains caractères spéciaux utilisés dans des documents Word ne se convertissent pas bien en format PDF. Vous êtes responsables de la fidélité des documents que vous déposez. 

    • Utilisez seulement les alphabets latin et cyrillique.
    • Numérisez les documents en d’autres alphabets.
    • Vérifiez les caractères pour vous assurer qu’ils n’ont pas été modifiés.

    Fichiers incorporés

    N’incorporez aucun fichier au document PDF, y compris 

    • les commentaires (notes, texte surligné, signature numérique, fichiers incorporés, sons incorporés ou autres multimédias);
    • la fonction « Forms »;
    • la fonction JavaScript;
    • les liens externes;
    • les adresses Web;
    • les fichiers image.

    Propriétés du document

    • N’incorporez pas à vos documents PDF des propriétés qui pourraient restreindre ou empêcher leur visionnement, leur impression ou leur recherche.
    • Veillez à ce que le niveau de sécurité des documents PDF soit réglé à « aucun » et que les documents ne comportent pas de mot de passe.

    Pagination

    • Veillez à ce que la pagination soit consécutive.

    Taille de page

    • Idéalement, chaque page d’un document déposé par voie électronique devrait être d’un format de lettre (8,5 po sur 11 po à l’impression), mais d’autres formats sont aussi acceptables (p. ex. 8,5 po sur 14 po).

    Confidentialité

    • Dans la version confidentielle d’un document, indiquez les renseignements confidentiels en les surlignant, ou en les mettant en caractères gras ou entre crochets.
    • Supprimez les renseignements confidentiels (ne vous contentez pas de les masquer ou de les cacher) de la version non confidentielle du même document lors de la transmission électronique.
    • Ajoutez la mention « PROTÉGÉ » dans le coin inférieur droit de chaque page de documents confidentiels. Les caractères doivent être rouges, de taille 18 Arial et gras.

    Documents numérisés

    Bien que nous préférions que les documents PDF déposés par voie électronique aient été convertis directement du document original, cela n’est pas toujours pratique ni faisable. Si vous devez numériser un document, faites-le de la façon suivante :

    • Résolution – Au moins 300 points par pouce.
    • Taille – Résolution 1:1 (même taille que l’original) ou choisissez le bon format de papier.
    • Reconnaissance optique de caractères – Veillez à activer la reconnaissance optique des caractères afin de créer un document PDF consultable par mot-clé (consultez votre équipe de soutien technique ou votre fournisseur de logiciels si nécessaire).
    • Compression – Doit être réglée à « standard ».
    • Images/photos – La qualité de l’image doit être réglée à « standard ».
    • Assurance de la qualité – Assurez-vous :
      • qu’il ne manque pas de pages ou de détails (p. ex. des virgules de fraction);
      • de la fidélité du document et que la numérisation n’a pas créée de marques;
      • que le document est consultable par mot-clé.

    Limites de taille des fichiers et transmission électronique

    Les parties doivent utiliser le Service sécurisé de dépôt électronique du Tribunal (option privilégiée) pour déposer leurs documents par voie électronique. Afin de garantir des téléchargements rapides et de réduire les erreurs, les règles suivantes s'appliquent :

    Taille maximale par document

    Chaque document ne doit pas dépasser 100 Mo. Si un document dépasse 100 Mo, il doit être divisé en plusieurs segments, chacun accompagné d'une page de couverture.

    Exigences relatives à la page de couverture de chaque segment :

    • Indiquez clairement la séquence (par exemple, segment 1 de 5).
    • Indiquez le nom de l'affaire.
    • Indiquez le numéro de dossier.
    • Indiquez le titre du document.
    • Identifiez clairement le nom de la partie qui dépose le document.

    Le greffe ne fera pas le tri des segments. Il incombe à la partie qui dépose le document de les organiser et de les étiqueter correctement.

    Limites de transmission

    Plusieurs documents peuvent être déposés en même temps. La taille totale maximale, quel que soit le nombre de documents déposés, est de 500 Mo.

    Ne séparez pas les petits documents

    Ne séparez pas un document unique de moins de 100 Mo en plusieurs segments. Utilisez des onglets et des signets pour présenter chaque section dans un ordre logique. Ajoutez une page blanche ou un onglet avant chaque pièce jointe. Les pages blanches ou les onglets doivent être correctement marqués.